담당자는 분명히 좋다고 했습니다. 도입하자고 먼저 말한 것도 그쪽입니다. 그런데 몇 주째 조용합니다. 결재가 아직 안 올라갔거나, 올라갔다가 반려됐습니다.
이 안쪽은 우리 눈에 안 보입니다. 그래서 담당자가 미지근해졌다고 읽기 쉬운데, 대개는 다른 문제입니다.
품의서가 무엇인가요
품의서는 회사에서 돈을 쓰거나 일을 벌이기 전에 「이렇게 하겠습니다, 승인해 주십시오」라고 묻는 문서입니다. 승인이 떨어져야 계약도 발주도 시작됩니다.
품의서를 부르는 이름은 회사마다 다릅니다. 같은 문서를 기안서라고 하는 곳도 있고, 구매품의·지출품의처럼 앞에 말을 붙이는 곳도 있습니다. 공공 부문에서는 「기안」이 행정 문서를 만들어 결재를 올리는 행위 전반을 가리키는 말로 쓰입니다. 같은 구조가 더 엄격하게 굳어 있는 곳이 공공 영역입니다.
이름보다 중요한 건 순서입니다.
| 문서 | 언제 | 무엇을 |
|---|---|---|
| 품의 | 돈을 쓰기 전 | 해도 되는지 묻는다 |
| 계약서 | 승인 후 | 조건을 확정한다 |
| 지출결의서 | 돈을 쓴 뒤 | 나간 돈을 정산한다 |
이 단계를 건너뛰고 지출부터 하면 사후 승인을 따로 받아야 합니다. 담당자가 그 위험을 지지 않으려 하는 건 당연합니다.
담당자가 설득된 것과 회사가 설득된 것은 다릅니다
우리가 만나는 사람은 보통 한 명입니다. 그 사람이 좋다고 하면 일이 된 것 같습니다.
그런데 그 사람은 자기 이름으로 품의서를 올려야 합니다. 반려되면 그 사람이 다시 씁니다. 잘못되면 그 사람이 답합니다.
키맨을 찾고 키우는 이야기를 따로 쓴 이유가 여기 있습니다. 우리 편을 만드는 것까지가 절반이고, 그 사람이 사내에서 이길 재료를 쥐여주는 것이 나머지 절반입니다.
왜 금액에서 결재선이 갈리나요
대부분의 회사가 전결 규정을 둡니다. 금액대마다 누가 결재하는지 정해 둔 표입니다.
그래서 견적을 어떻게 구성하느냐가 품의서가 올라가는 속도를 바꿉니다. 연 단위로 묶으면 금액이 커져 결재선이 올라가고, 분기나 월로 나누면 내려갑니다. 부가세를 포함했는지 뺐는지로 결재선이 바뀌기도 합니다.
우리가 정할 일은 아닙니다. 다만 담당자에게 물어볼 수는 있습니다.
「이 금액이면 어느 분까지 결재가 올라가나요?」
이 한 문장이 남은 일정을 거의 다 알려줍니다.
품의서를 통과시키려면 무엇이 필요한가요
담당자가 결재를 못 올리는 이유는 대개 의지가 아니라 재료입니다. 결재자가 물을 것에 답이 없으면 올릴 수 없습니다.
| 결재자가 묻는 것 | 담당자에게 필요한 것 |
|---|---|
| 왜 지금인가 | 미루면 생기는 손실을 숫자로 |
| 왜 이 업체인가 | 비교 가능한 대안 2~3개와 선택 기준 |
| 얼마인가 | 총액이 아니라 구성(무엇에 얼마) |
| 잘못되면 어떻게 되나 | 해지·이관 조건 |
네 번째를 빼먹는 경우가 많습니다. 결재자는 도입보다 되돌릴 수 있는지를 봅니다. 여기에 답이 없으면 「좀 더 보자」가 됩니다.
품의서 자체는 우리가 쓸 수 없습니다. 그 회사의 문서입니다. 다만 담당자가 옮겨 붙일 수 있는 형태로 주는 것은 다른 문제입니다. 슬라이드 스무 장보다 한 장짜리 비교표가 그 문서에 붙습니다.
조용해졌을 때 무엇을 묻나요
품의서가 올라간 뒤 연락이 끊기면 대개 「검토는 어떻게 되셨나요」를 보냅니다. 이 질문에는 「아직요」 말고 답할 것이 없습니다.
물어야 할 것은 이쪽입니다.
「지금 어느 단계에 있나요?」 — 아직 안 올렸는지, 올라갔는지, 반려됐는지에 따라 할 일이 완전히 다릅니다.
「무엇이 더 있으면 올릴 수 있나요?」 — 빠진 조각을 담당자가 직접 말해줍니다.
「반려됐다면 어느 대목이었나요?」 — 가격인지, 대안 비교인지, 시점인지. 다음 제안이 여기서 정해집니다.
승인에 걸리는 날짜를 일정에 넣습니다
많은 예측이 「담당자가 좋다고 했으니 이번 달」로 잡혔다가 밀립니다. 그 사이에 승인에 걸리는 날짜가 통째로 빠져 있어서입니다.
결재자가 세 명이면 세 번의 대기가 있습니다. 월말과 분기말에는 다른 문서에 밀립니다. 담당자가 게으른 것이 아니라 줄이 있는 것입니다.
돈이 언제 들어오는지 따로 봐야 하는 이유도 같은 자리에서 나옵니다. 계약과 입금 사이에 틈이 있듯, 동의와 계약 사이에도 며칠이 더 있습니다. Q. 기안서와는 무엇이 다른가요?
기안은 문서를 만들어 결재를 올리는 행위 전반이고, 품의는 그중 「승인해 주십시오」라고 묻는 문서입니다. 회사마다 부르는 이름이 달라 같은 문서를 기안서라 하는 곳도 많습니다.
Q. 우리가 대신 써줘도 되나요?
문서는 고객 회사의 것이라 대신 쓸 수 없습니다. 다만 옮겨 붙일 수 있는 재료를 주는 것은 다른 문제입니다. 그 재료를 누구에게 맞춰 만드는지는 구매 그룹의 합의에서 갈립니다.
Q. 보통 얼마나 걸리나요?
회사마다 다릅니다. 기간을 못 박기보다 결재자가 몇 명인지 먼저 묻는 편이 정확합니다.
자주 묻는 질문
- 품의서와 기안서는 무엇이 다른가요?
- 기안은 문서를 만들어 결재를 올리는 행위 전반을 가리키고, 품의는 그중에서도 「이렇게 하겠습니다, 승인해 주십시오」라고 묻는 문서를 말합니다. 회사마다 부르는 이름이 달라 같은 문서를 기안서라 부르는 곳도 많습니다.
- 품의서와 지출결의서는 어떻게 다른가요?
- 품의서는 쓰기 전에 허락을 받는 문서이고, 지출결의서는 쓴 돈을 정산하는 문서입니다. 순서가 반대입니다. 품의 없이 지출부터 하면 사후 승인을 따로 받아야 합니다.
- 왜 금액에 따라 결재선이 달라지나요?
- 대부분의 회사가 전결 규정을 두고 금액대마다 결재권자를 정해 둡니다. 같은 제품이라도 금액이 한 칸 올라가면 결재자가 한 명 늘어납니다.
- 고객이 품의를 올리는 데 보통 얼마나 걸리나요?
- 회사마다 다릅니다. 다만 결재자가 늘수록 길어지고, 월말·분기말에는 다른 문서에 밀립니다. 기간을 못 박기보다 결재자가 몇 명인지 먼저 묻는 편이 정확합니다.
- 우리가 품의서를 대신 써줘도 되나요?
- 문서 자체는 고객 회사의 것이라 대신 쓸 수 없습니다. 대신 담당자가 옮겨 붙일 수 있는 재료(비교표·근거·견적 구성)를 주는 것은 다른 문제입니다.
- 담당자가 품의를 안 올리면 어떻게 하나요?
- 대개 의지가 없어서가 아니라 올릴 근거가 부족해서입니다. 「무엇이 더 있으면 올릴 수 있는지」를 물으면 빠진 조각이 나옵니다.